Waarom is een goede formatieplanning zo belangrijk?
Thijs: “Als je op tijd en goed werkt met formatie, dan heeft dit grote voordelen binnen het voortgezet onderwijs. Allereerst weet je met een goede formatieplanning sneller welke vacatures je moet opstellen. Zo kan de werving ook sneller van start gaan, zodat je goede kandidaten aan jouw school kunt binden. Hiermee krijg je eerder in het proces de beschikbaarheid over docenten, waardoor je betere roosters kunt bouwen. Uiteindelijk zorgt dit voor goede voorspellingen van het schooljaar en weet iedereen waar hij/zij aan toe is.
Formatie (Foleta) heeft ook nog een ander voordeel, namelijk de koppeling met onze roosterapplicatie Xedule. Daarmee kun je zonder handmatige fouten de formatie gemakkelijk overzetten naar het rooster deel. Geautomatiseerde mutaties zoals het aanmaken van nieuwe docenten kunnen eenvoudiger gedaan worden, waardoor het tijdsefficiënt en minder foutgevoelig is. Daarbij willen scholen de leerlingen steeds meer keuzevrijheid geven in de voorwaarden die je hebt. De software moet hier dan wel flexibel in meekunnen en dit herkennen. Xedule zorgt in dit geval dat de roosterautomaat daar rekening mee houdt waardoor het een betaalbare les blijft.’’
Wat is jouw leukste opdracht tot nu toe geweest?
Thijs: “De leukste opdracht vond ik Yuverta Mavo Aalsmeer. Op deze school heb ik de planner en de roostermaker ingewerkt en gecoacht. Samen hebben we het gehele onderwijslogistieke proces doorlopen en daarna hebben we de roosters stap-voor-stap opgeleverd. De rector was nauw betrokken en heeft het als heel prettig ervaren, dat het onderwijslogistieke proces als leidraad werd genomen. Gedurende het proces raakten ook andere medewerkers betrokken: de zorgcoördinator, de decaan en de gebouwencoördinator. Hierdoor ontstond er een mooie team effort, kon je wekelijks bijsturen en bleven we in control.
Yuverta ziet nu in dat het formatieproces met Formatie (Foleta) nog een mooie aanvulling op het lopende roosterproces is. Dit wordt dan ook de vervolgstap bij Yuverta. De keuze van de vakken werd eerst via een Excel bestand aangeleverd. Dit gaan wij automatiseren door Leerlingroute te gaan gebruiken. Dit levert een week minder werk op, want de keuze van de leerling wordt online doorgegeven met behulp van Leerlingroute en automatisch verwerkt in Xedule. Hierin kunnen de ouders/verzorgers ook altijd meekijken. Het is dus minder foutgevoelig en tijdbesparend, maar ook zie je waar de daadwerkelijke fouten zitten door inzicht in bijzonderheden.’’
