vakkenpakketten waren. Met deze concrete data uit Xedule zijn wij in gesprek gegaan met de decaan en dit is nu teruggebracht tot 16 vakkenpakketten. Zonder Xedule hadden we dit niet zo makkelijk inzichtelijk gekregen’’.
Daarbij is het draaien van de signaleringen een handige stap voordat je gaat roosteren. Deze signaleringen geven aan wat eventuele knelpunten zijn in de roosterwensen. Een voorbeeld is de januari-brief, waarin docenten hun beschikbaarheid doorgeven voor het volgende schooljaar. De kracht hier is dat Formatie (Foleta) deze informatie communiceert met Xedule en Leerlingroute, waardoor er tijdig wordt geconstateerd wanneer er een niet haalbare voorwaarde is gesteld. ‘’Hierdoor worden problemen vooraf in beeld gebracht, zodat deze problemen opgelost kunnen worden nog voordat er geroosterd wordt.’’ Een goed rooster minimaliseert conflicten en zorgt voor een optimale benutting van de beschikbare middelen en faciliteiten.
Het verloop van de implementatie-, conversie- en adoptiefase
Voordat er met Xedule aan de slag gegaan wordt, volgen de medewerkers een trainingstraject. Deze training is met name gericht op het gebruik van onze software. Hierbij wordt er aandacht besteed aan hoe de database wordt gevuld, hoe er wordt geroosterd, hoe je inschrijflessen inplant en hoe signaleringen opgelost kunnen worden. Ook is er aandacht voor LVS/LAS-systemen en hoe de koppeling met Xedule in zijn werk gaat. De training is verspreid over meerdere weken en iedere week staat in het teken van een onderdeel in Xedule. ‘’Aan de hand van de trainingen, zijn we onze eigen basisdata gaan invullen. Je mocht, als je ergens niet uitkwam, altijd contact opnemen met de trainer. Die keek dan graag met je mee. Ook controleerde de trainer alles wat we ingevuld hadden, zodat we zeker wisten dat het goed erin stond. Dit was heel fijn en geruststellend!’’. Het Corlaer College heeft ervoor gekozen om de conversie handmatig te doen. ‘’We zijn achteraf blij dat we niet alles vanuit de vorige roosterapplicatie digitaal overgezet hebben, maar alles handmatig in Xedule hebben gezet. Hierdoor snappen we nog beter hoe Xedule is opgebouwd’’.
Jaren na de implementatie maakt het Corlaer College nog regelmatig gebruik van onze meewerkdagen. ‘’In de loop van het jaar stuit je op problemen die je direct oplost, terwijl je je ervan bewust bent dat er betere oplossingen mogelijk zijn. Tijdens een meewerkdag ontdek je hoe dit dan geoptimaliseerd kan worden’’. Het Corlaer College moest wel even wennen aan de nieuwe manier van roosteren. Bij het vorige roosterprogramma ontbrak de analyse kant en na de roosterautomaat moest er toch nog veel handmatig aangepast worden. ‘’In het begin waren we daarom sceptisch over de roosterautomaat. Als roostermakers vinden we het leuk om te puzzelen. Als de automaat alles voor ons doet, vinden we onze baan dan nog wel leuk? We merken dat het puzzelen nu zit in de signaleringen en analyses. We ervaren echt een kick om signaleringen op te lossen!’’.
Wil jij weten wat Formatie (Foleta), Rooster en My Xedule voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact op via het onderstaande contactformulier!
