Article
Waarom mag XML-factuurverwerking niet ontbreken in jouw spend management strategie?
27/1/2025
Innovatie, Digitalisering
Article
Waarom mag XML-factuurverwerking niet ontbreken in jouw spend management strategie?
Innovatie, Digitalisering
January 27, 2025
Waarom mag XML-factuurverwerking niet ontbreken in jouw spend management strategie?
Innovatie, Digitalisering
27/1/2025
Article
Waarom mag XML-factuurverwerking niet ontbreken in jouw spend management strategie?
Innovatie, Digitalisering
January 27, 2025
Article
Waarom mag XML-factuurverwerking niet ontbreken in jouw spend management strategie?
Innovatie, Digitalisering
January 27, 2025
Wat is een XML-factuur?
XML (eXtended Markup Language) is een zogenaamde opmaaktaal die het mogelijk maakt om een set regels machinaal leesbaar te maken. Door deze machinale taal kunnen facturen precies uitgelezen worden. De inhoud verschilt dan ook niet van een PDF-factuur. Een XML-factuur bevat dezelfde informatie, zoals: BTW-nummers, kostenplaatsen en inkoopordernummers.
Het doel van het XML-format is dan ook om te voorzien in eenvoud, uniformiteit en bruikbaarheid. Door deze uniformiteit is een XML-factuur een manier van elektronisch factureren die wereldwijd ondersteund en zelfs wordt geadviseerd door de Europese Unie. Doordat XML-factuurverwerkingssoftware deze facturen zo fantastisch kan uitlezen, is het de perfecte basis voor touchless factuurverwerking.
Lees verder in deze XML-blog voor meer informatie over hoe je XML-facturen veilig opent en verwerkt.
Wat zijn de voordelen van XML-factuurverwerking?
Volledige en correcte identificatie van informatie
Ten eerste kan informatie op een XML-factuur volledig worden geïdentificeerd. Gegevens hoeven niet handmatig overgenomen te worden, dus typfouten zijn verleden tijd. Ook tekstherkenningssoftware is overbodig. Daarmee worden fouten in het uitlezen van gegevens voorkomen. Je kunt leveranciers zelfs vragen om factuurgegevens te verrijken, zodat je nog minder velden zelf hoeft te coderen. Dankzij XML is het factuurverwerkingsproces dus een stuk minder foutgevoelig en minder arbeidsintensief.
Touchless factuurverwerking: zonder handmatige handelingen
Omdat informatie op XML-facturen volledig en correct wordt geïdentificeerd, is 100% factuurmatching mogelijk. Dat betekent dat facturen compleet kunnen worden gematcht aan de bijbehorende orders (2-way match) en eventueel aan een geregistreerde levering (3-way match). Zo voorkom je spookfacturen.
Deze geavanceerde matching geeft je zekerheid dat facturen verwerkt mogen worden, waardoor je kunt overwegen om ze automatisch klaar te zetten voor betaling in het boekhoudprogramma. Kortom: een touchless proces! Medewerkers hoeven alleen nog om te kijken naar facturen waarbij geen match mogelijk is.
Lees meer over hoe touchless factuurverwerking werkt.
Sneller factuurverwerkingsproces
Touchless factuurverwerking is niet alleen minder foutgevoelig en arbeidsintensief dan een traditioneel proces. Het kan ook een stuk sneller. In 2024 heeft Spend Cloud factuurverwerkingssoftware een recordtijd neergezet met het volledig touchless verwerken van een factuur binnen 6 minuten. Van ontvangst tot het klaarzetten voor betaling in het boekhoudprogramma! Dit resulteert in een snelle betaling en uiteindelijk in een betere relatie met de leverancier.
(Kosten)efficiëntere factuurverwerking
Met XML is het factuurverwerkingsproces efficiënter, waardoor je tijd én kosten bespaart. Medewerkers die eerst uren bezig waren met factuurverwerking, kunnen die tijd ergens anders aan besteden. Denk aan data-analyse, procesoptimalisatie en strategieën uitdenken.
Toekomstbestendige factuurverwerking
In steeds meer landen is het veilige PEPPOL-netwerk de standaard voor het uitwisselen van e-facturen. Het zal dus niet lang duren voordat PEPPOL de enige toegestane manier is. Door jouw proces nu al in te richten met XML, ben je ook al klaar om met PEPPOL aan de slag te gaan. XML-facturatie is dus ook een toekomstbestendig proces. Het levert niet alleen in het heden efficiëntie op, maar ook in de toekomst.
Duurzaam: papierloos en energiezuinig
Naast dat XML-factuurverwerking touchless kan zijn, is het in ieder geval altijd papierloos. Dat is een stuk duurzamer dan een traditioneel factuurverwerkingsproces. Door minder of geen papier te gebruiken, is er 1) minder houtkap, 2) minder vervuiling, 3) minder transport, 4) minder waterverspilling en 5) minder verbruik van aanvullende artikelen, zoals inkt. Daarmee kun je als organisatie dus een grote positieve impact hebben. Lees meer over deze vijf redenen in deze duurzame blog.
Hoe makkelijk kan ik aan de slag met XML?
Afhankelijk van de factuurverwerkingssoftware waar je mee werkt, is het vrij eenvoudig om te starten met XML-facturen ontvangen. De Spend Cloud van Visma | ProActive is hier volledig op ingericht, dus het is erg laagdrempelig om aan de slag te gaan. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is leveranciers benaderen of ze voortaan XML-facturen willen versturen.
Onderwijsorganisatie Meerderweert vertelt: “We schrijven leveranciers actief aan om ons XML-facturen te sturen. Dat levert mooie resultaten op. Het scheelt, omdat je tijd bespaart op controle en correcties. De factuurgegevens worden namelijk zonder fouten op de juiste plaats ingelezen en dat werkt erg prettig.” Lees verder in het volledige succesverhaal.
Over deze aflevering
Wat is een XML-factuur?
XML (eXtended Markup Language) is een zogenaamde opmaaktaal die het mogelijk maakt om een set regels machinaal leesbaar te maken. Door deze machinale taal kunnen facturen precies uitgelezen worden. De inhoud verschilt dan ook niet van een PDF-factuur. Een XML-factuur bevat dezelfde informatie, zoals: BTW-nummers, kostenplaatsen en inkoopordernummers.
Het doel van het XML-format is dan ook om te voorzien in eenvoud, uniformiteit en bruikbaarheid. Door deze uniformiteit is een XML-factuur een manier van elektronisch factureren die wereldwijd ondersteund en zelfs wordt geadviseerd door de Europese Unie. Doordat XML-factuurverwerkingssoftware deze facturen zo fantastisch kan uitlezen, is het de perfecte basis voor touchless factuurverwerking.
Lees verder in deze XML-blog voor meer informatie over hoe je XML-facturen veilig opent en verwerkt.
Wat zijn de voordelen van XML-factuurverwerking?
Volledige en correcte identificatie van informatie
Ten eerste kan informatie op een XML-factuur volledig worden geïdentificeerd. Gegevens hoeven niet handmatig overgenomen te worden, dus typfouten zijn verleden tijd. Ook tekstherkenningssoftware is overbodig. Daarmee worden fouten in het uitlezen van gegevens voorkomen. Je kunt leveranciers zelfs vragen om factuurgegevens te verrijken, zodat je nog minder velden zelf hoeft te coderen. Dankzij XML is het factuurverwerkingsproces dus een stuk minder foutgevoelig en minder arbeidsintensief.
Touchless factuurverwerking: zonder handmatige handelingen
Omdat informatie op XML-facturen volledig en correct wordt geïdentificeerd, is 100% factuurmatching mogelijk. Dat betekent dat facturen compleet kunnen worden gematcht aan de bijbehorende orders (2-way match) en eventueel aan een geregistreerde levering (3-way match). Zo voorkom je spookfacturen.
Deze geavanceerde matching geeft je zekerheid dat facturen verwerkt mogen worden, waardoor je kunt overwegen om ze automatisch klaar te zetten voor betaling in het boekhoudprogramma. Kortom: een touchless proces! Medewerkers hoeven alleen nog om te kijken naar facturen waarbij geen match mogelijk is.
Lees meer over hoe touchless factuurverwerking werkt.
Sneller factuurverwerkingsproces
Touchless factuurverwerking is niet alleen minder foutgevoelig en arbeidsintensief dan een traditioneel proces. Het kan ook een stuk sneller. In 2024 heeft Spend Cloud factuurverwerkingssoftware een recordtijd neergezet met het volledig touchless verwerken van een factuur binnen 6 minuten. Van ontvangst tot het klaarzetten voor betaling in het boekhoudprogramma! Dit resulteert in een snelle betaling en uiteindelijk in een betere relatie met de leverancier.
(Kosten)efficiëntere factuurverwerking
Met XML is het factuurverwerkingsproces efficiënter, waardoor je tijd én kosten bespaart. Medewerkers die eerst uren bezig waren met factuurverwerking, kunnen die tijd ergens anders aan besteden. Denk aan data-analyse, procesoptimalisatie en strategieën uitdenken.
Toekomstbestendige factuurverwerking
In steeds meer landen is het veilige PEPPOL-netwerk de standaard voor het uitwisselen van e-facturen. Het zal dus niet lang duren voordat PEPPOL de enige toegestane manier is. Door jouw proces nu al in te richten met XML, ben je ook al klaar om met PEPPOL aan de slag te gaan. XML-facturatie is dus ook een toekomstbestendig proces. Het levert niet alleen in het heden efficiëntie op, maar ook in de toekomst.
Duurzaam: papierloos en energiezuinig
Naast dat XML-factuurverwerking touchless kan zijn, is het in ieder geval altijd papierloos. Dat is een stuk duurzamer dan een traditioneel factuurverwerkingsproces. Door minder of geen papier te gebruiken, is er 1) minder houtkap, 2) minder vervuiling, 3) minder transport, 4) minder waterverspilling en 5) minder verbruik van aanvullende artikelen, zoals inkt. Daarmee kun je als organisatie dus een grote positieve impact hebben. Lees meer over deze vijf redenen in deze duurzame blog.
Hoe makkelijk kan ik aan de slag met XML?
Afhankelijk van de factuurverwerkingssoftware waar je mee werkt, is het vrij eenvoudig om te starten met XML-facturen ontvangen. De Spend Cloud van Visma | ProActive is hier volledig op ingericht, dus het is erg laagdrempelig om aan de slag te gaan. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is leveranciers benaderen of ze voortaan XML-facturen willen versturen.
Onderwijsorganisatie Meerderweert vertelt: “We schrijven leveranciers actief aan om ons XML-facturen te sturen. Dat levert mooie resultaten op. Het scheelt, omdat je tijd bespaart op controle en correcties. De factuurgegevens worden namelijk zonder fouten op de juiste plaats ingelezen en dat werkt erg prettig.” Lees verder in het volledige succesverhaal.
Jay Wagemans
Work Smarter
Tijdens Work Smarter in Utrecht op 7 november 2024 ontving Gerhard te Velde, host van de Groeivoer-podcast, verschillende experts en topondernemers in zijn studio. Work Smarter, een organisatie van 11 enthousiaste softwarebedrijven, bood een podium voor inspirerende keynotes, praktische workshops en inzichten gericht op het versnellen van digitalisering bij ondernemers en accountants. De verhalen die verteld werden op het podium in Utrecht, leven verder in deze podcastafleveringen. Ze belichten thema’s zoals innovatie, ondernemerschap, leiderschap en datagedreven groei, en bieden concrete handvatten voor ondernemers die slimmer en efficiënter willen werken.
Koplopers
Duik in de digitale wereld met "Koplopers, powered by Visma" waar journalist Sander Hulsman en CISO bij Visma Cindy Wubben het altijd veranderende landschap van cybersecurity ontrafelen.
Jay Wagemans
